Sincronização bancária e importação de contas bancárias
Esta seção permite sincronizar e importar uma conta bancária.
Sincronização automática das contas
Esta seção do software permite sincronizar e importar automaticamente uma conta bancária e as transações.
Veja como proceder:
- Acesse a seção “Finanças”, “Importação bancária”. Clique no botão “Nova importação” ou “Nova sincronização”.
- Selecione o proprietário e o “Período” de sincronização: 30 dias, 60 dias, 90 dias, 180 dias ou 12 meses (90 dias por padrão).
- Você será redirecionado a uma nova página, onde poderá digitar suas credenciais bancárias e se conectar à sua conta.
- Siga as instruções, selecione as contas a sincronizar e confirme.
- Você pode gerenciar as contas conectadas na seção “Contas”.
- As transações das contas conectadas são importadas na seção “Transações”.
Conciliação das transações
O site coleta as transações diariamente, e você as encontra na seção “Transações”.
Quando há correspondência, você verá um indicador à direita com o número de correspondências.
- Um indicador verde 1 para as correspondências exatas. O valor, a data e uma palavra-chave da transação importada são idênticos aos de um lançamento já existente. Com esse nível de correspondência, você pode validar rapidamente a operação sem precisar alterá-la, porque todas as informações coincidem perfeitamente.
- Um indicador laranja 1 para as correspondências parciais. Parte das informações coincide (por exemplo, o valor e a data), mas outros detalhes, como a palavra-chave ou a referência, não são reconhecidos. Essa situação exige uma verificação manual, para confirmar que se trata da mesma transação ou fazer as correções necessárias.
- Um indicador cinza 0 se não houver nenhuma correspondência. Nenhum dado da transação importada corresponde a um lançamento existente. Nesse caso, você pode criar uma nova linha na seção “Finanças” ou reatribuir a transação, se ela se referir a um item que você ainda não registrou.
Uma correspondência é considerada exata quando o valor, as datas e uma palavra-chave da transação importada correspondem a uma linha já existente em “Finanças”.
Conciliação manual
Após a importação, você pode conciliar manualmente os lançamentos e adicioná-los na seção “Finanças” executando uma das ações a seguir:
- Confirmar uma correspondência. Quando o sistema identifica uma semelhança entre a transação importada e uma linha “não paga” existente na seção “Finanças”, você pode validar imediatamente a correspondência para marcar o pagamento como efetuado.
- Registrar um pagamento para uma linha existente. Se a transação se referir a uma despesa ou receita já registrada (mas não quitada) na sua contabilidade, você pode lançar o recebimento para atualizar o status de pagamento dela.
- Adicionar uma nova linha em “Finanças”. Se nenhuma correspondência for detectada, você pode adicionar manualmente uma nova linha na seção “Finanças” para registrar a transação importada.
Quando você confirma e adiciona uma transação em “Finanças”, aparece um indicador Já adicionado. Em caso de erro, você pode reinicializar as transações já conciliadas para refazê-las.
Você pode usar e vincular uma transação importada a várias linhas existentes na seção “Finanças” (exemplo: o inquilino paga o primeiro aluguel e a caução com um único pagamento).
Se o valor atribuído a uma fatura for menor que o valor da transação, o restante pode ser usado e vinculado a outra linha. Quando o valor total for usado e vinculado, a transação será marcada como Já adicionado.
Conciliação automática
Quando uma correspondência exata é encontrada para um aluguel não pago, o sistema associa automaticamente a transação e marca o aluguel como pago.
Quando um aluguel é conciliado automaticamente e registrado como pago, o software também envia uma notificação por e-mail ao proprietário.
Exemplo
Se o aluguel de janeiro de um inquilino, por exemplo João, no valor de R$ 500, ainda está em aberto, e você importa uma transação bancária datada de 5 de janeiro, com valor equivalente (R$ 500) e uma descrição clara como “PAGAMENTO JOAO SILVA”, o sistema:
- reconhece automaticamente que se trata do pagamento desse aluguel,
- associa a transação ao aluguel correspondente,
- e marca o aluguel como pago.
Para que essa correspondência automática funcione, é importante que o valor e a descrição da transação sejam coerentes com as informações do aluguel.
Conservação das transações
As transações bancárias são dados de trabalho: servem para a conciliação e não se destinam a ser mantidas depois disso.
Em uma conta sincronizada, o “Período” escolhido na conta define ao mesmo tempo o que é importado e o que é mantido: além desse período, as transações dessa conta são excluídas automaticamente. O prazo de conservação mais longo é de 12 meses.
Em todos os casos, e qualquer que seja a origem (sincronização ou importação manual QIF ou OFX), as transações com mais de 24 meses são excluídas automaticamente.
Sua contabilidade não é afetada
Essa exclusão atinge apenas as transações bancárias. As linhas criadas ou quitadas em “Finanças” permanecem: desaparece somente o vínculo com a transação bancária de origem. Não é preciso refazer nenhuma conciliação.
Conta desconectada
Ocasionalmente, a sincronização pode parar de funcionar.
Por motivos de segurança, pode ser necessário se identificar novamente e reconectar a conta a cada três meses. Isso depende do banco.
Você também pode excluir as contas e a conexão e depois recriá-las.
Desconexões frequentes da conta!
Em alguns bancos, é possível alterar a frequência da autenticação forte no próprio ambiente bancário. Basta configurá-la para “90 dias”.
Se uma autenticação forte for exigida a cada acesso, é recomendável verificar com o seu banco se ela pode ser desativada.
Duplicidades após uma reconexão
Depois de uma reconexão, acontece de operações já importadas e já conciliadas reaparecerem na seção “Transações” como novas linhas. Isso ocorre quando o banco devolve essas operações com novos identificadores: o sistema não consegue reconhecê-las como já conhecidas.
Também aqui as linhas em “Finanças” não são afetadas: continuam marcadas como pagas e não há nada a revalidar. Basta ignorar ou excluir as linhas duplicadas na seção “Transações”.
Excluir uma conta sincronizada
Você pode excluir as contas conectadas na seção “Contas”, usando as ações à direita.
Quando você exclui uma conta, o sistema também exclui as transações.
Importação manual
Esta seção permite importar um extrato bancário no formato QIF ou OFX e fazer uma conciliação.
- Baixe o arquivo fornecido pelo seu banco (no formato QIF ou OFX).
- Clique no botão “Nova importação” ou “Nova importação manual”.
- Importe o arquivo no Rentila.
Após a importação, você pode conciliar os lançamentos. Basta verificar os dados, escolher o tipo de lançamento, se necessário, e validar.
