Aluguéis, recibos, avisos de vencimento e faturas

Geração dos aluguéis

Para cada contrato de aluguel, os aluguéis e os avisos de vencimento são gerados automaticamente no dia 1º do mês, por padrão, salvo indicação contrária. Você pode definir a data em que quer gerar o aviso e o aluguel, acrescentando um prazo em dias antes da data de emissão do recibo. Essa opção pode ser configurada nos detalhes do aluguel.

Criar um aluguel manualmente

Você pode criar um aluguel manualmente na seção “Finanças”. Para isso, adicione uma receita e escolha o tipo “Aluguel”, ou duplique um aluguel existente.

Se você respeitar a data de pagamento e os períodos de aluguel conforme o cronograma programado, o sistema não gerará um aluguel automático em duplicidade.

Data de emissão do recibo, periodicidade

A data de emissão do recibo, ou periodicidade (por padrão, o dia 1º), define o período da locação, e essa configuração é feita nos detalhes do aluguel. Por exemplo, se você escolher o dia 1º do mês, o período no recibo de aluguel será do dia 1º ao último dia do mês em curso. Se escolher o dia 15 do mês, o período será do dia 15 ao dia 14 do mês seguinte.

Data de criação do aluguel

A data de geração do aluguel determina quando a linha correspondente aparece na seção “Finanças”. Por exemplo, se você escolher “D-6”, o aluguel será gerado 6 dias antes da data de emissão do recibo. Essa configuração também é feita nos detalhes do aluguel.

Data de pagamento

A data de pagamento, nos detalhes do aluguel, indica a data em que o pagamento do aluguel deve ser feito pelo inquilino (por padrão, o dia 1º do mês). Essa data é usada para determinar se um aluguel está em atraso. O sistema marcará um aluguel como “Em atraso” 7 dias após a data de pagamento. Por exemplo, se a data de pagamento do aluguel for o dia 6, ele será marcado como “Em atraso” depois do dia 13.

Título do documento: Aviso, Recibo, Recibo de aluguel

Assim que o aluguel é marcado como “Pago”, o documento passa a ser um “Recibo de aluguel”.

Em caso de pagamento parcial, o documento será um “Recibo”. Esse documento pode ser convertido em “Recibo de aluguel” se o proprietário registrar um pagamento que cubra a totalidade do aluguel ou se o saldo do inquilino for zero ou positivo.

Cada aluguel pode estar associado a um dos seguintes status:

• Pago: o inquilino pagou o aluguel integralmente.
• Em espera: o inquilino ainda não pagou o aluguel, mas a data de vencimento ainda não passou.
• Em atraso: o inquilino não pagou o aluguel e a data de vencimento já passou.
• Parcial: apenas uma parte do aluguel foi paga pelo inquilino.
• Perdido: o aluguel não foi pago e é pouco provável que venha a ser pago.

Recibos antecipados e no fim do período

Os aluguéis e os avisos de vencimento são gerados de forma antecipada por padrão, ou seja, no início do período. Você decide quando registrar o pagamento e emitir o recibo.

Ao criar a locação, você também pode optar por gerar os aluguéis no fim do período.

Você também pode configurar a data de geração do aluguel, no momento da criação da locação, como “D+X”, em que X é o número de dias. Por exemplo, para uma data de emissão do recibo no dia 1º, que gera um aluguel do dia 1º ao dia 31, o parâmetro “D+20” dispara a geração 20 dias após o início do período, ou seja, por volta do dia 21.

Fatura ou recibo e numeração

Ao criar a locação, na aba “Recibo”, você pode escolher entre o rótulo “Recibo” ou “Fatura” para o comprovante de pagamento.

Você pode ativar uma numeração para as faturas. Essa numeração pode ser:

• Distinta, única para cada contrato de aluguel;
• Global para o proprietário.

Você também pode definir um prefixo (por exemplo, FA23-), e um contador automático será acrescentado depois desse prefixo.

Se você alterar o prefixo na locação, o contador será reiniciado e recomeçará do 1. Essa função é útil quando você muda de prefixo a cada ano, por exemplo FA2023-, FA2024-.

Você pode usar marcadores de data e de numeração para automatizar o formato dos seus números de documento. Na geração, esses marcadores são substituídos automaticamente pelo valor correspondente.

Marcadores disponíveis:

• DD/MM/AAAA → 31/12/2025
• AAAA-MM-DD → 2025-12-31
• AAAA → 2025
• NNNN → 0001

Exemplo:

• Formato: FA-AAAA-NNNN
• Resultado: FA-2025-0001, FA-2025-0002, etc.

Primeiro recibo para um aluguel parcial, proporcional

Se o seu contrato começar em uma data diferente do dia 1º do mês, você pode configurar um primeiro aluguel parcial, que não cobre um mês inteiro.

Você tem várias opções:

• Você pode informar isso na criação da locação, preenchendo os campos dedicados. O aluguel parcial será então criado junto com o contrato de aluguel.
• Se um aluguel já tiver sido gerado na seção “Finanças”, você pode editá-lo ajustando as datas e os valores.
• Outra opção é adicionar manualmente uma receita do tipo “Aluguel” na seção “Finanças”.

Esta é a fórmula para calcular um aluguel parcial: Aluguel mensal / Número de dias do mês x Número de dias de ocupação.

Endereço alternativo no recibo

O inquilino recebe por padrão o endereço do imóvel alugado, mas pode acontecer de o endereço que aparece no recibo não corresponder ao do imóvel alugado.

Para indicar um endereço alternativo, siga estes passos: acesse a seção “Aluguéis”, edite a locação em questão, clique na aba “Recibos” e selecione “Endereço de recibo”. Marque a caixa e informe o endereço de correspondência do inquilino no campo apropriado.

Adicionar um valor extra a um aluguel

Você pode adicionar valores extras a um aluguel. Essas linhas podem ser de dois tipos: “Aluguel” ou “Despesas de aluguéis”, como limpeza, estacionamento, impostos e outros pagamentos excepcionais.

Para isso, basta preencher os dados na seção “Outros encargos”. Você pode adicioná-los a um aluguel já gerado na seção “Finanças” ou no momento da criação de uma locação. Se os adicionar a uma locação, esses pagamentos aparecerão no contrato de aluguel e em todos os recibos e avisos de vencimento associados.

Registrar um pagamento

Depois que o aluguel é gerado na seção “Finanças”, você pode registrar um ou vários pagamentos, sejam eles o pagamento do inquilino ou auxílios e benefícios recebidos diretamente. Para isso, use a opção “Registrar um pagamento”, disponível no menu de ações à direita.

Para cada pagamento ou recebimento registrado, você pode informar os seguintes dados:

• O valor,
• O pagador,
• Os meios de pagamento,
• A data de recebimento.

O envio do recibo e do aviso de vencimento

Inquilinos convidados e conectados ao Rentila

Os inquilinos convidados com acesso ao Rentila recebem automaticamente uma notificação por e-mail (essa opção pode ser ativada ou desativada nos detalhes do aluguel) assim que o aluguel deles é gerado na seção “Finanças”. O e-mail contém um link direto para baixar o documento, o aviso de vencimento ou o recibo.

Depois que o pagamento é marcado como “Pago” na seção “Finanças”, você pode enviar o recibo manualmente usando a ação “Enviar recibo”, à direita. O sistema reenviará o e-mail de notificação com o link de download direto do documento.

Inquilinos não conectados ou sem endereço de e-mail

Para os inquilinos que não têm endereço de e-mail ou que não querem aceitar o convite, você pode:

• Baixar o documento (aviso de vencimento ou recibo) em formato PDF e enviá-lo por e-mail pelo seu próprio serviço de e-mail.
• Baixar o documento (aviso de vencimento ou recibo) em formato PDF e enviá-lo pelo correio.

Personalização do recibo e do aviso de vencimento

Você pode personalizar o logotipo e adicionar uma assinatura na seção “Minha conta”. Se você tem vários proprietários na seção “Multi-proprietários”, é na ficha de cada perfil que você personaliza o logotipo e a assinatura.