Criar, editar ou excluir um inquilino
Criar um inquilino
Para adicionar um inquilino, siga estes passos simples: acesse a seção “Inquilinos” e clique em “Novo inquilino”.
Para cada inquilino você pode informar os seguintes dados:
- Tipo do inquilino.
- Nome e sobrenome ou razão social da empresa.
- Endereço de e-mail (se você quiser convidar o seu inquilino).
- Endereço e outras informações de contato.
- Informações profissionais.
- Informações sobre os fiadores.
- Informações bancárias.
- Possibilidade de adicionar documentos.
Parte dessas informações é reaproveitada nos contratos pré-preenchidos.
Importar inquilinos
Você pode importar vários inquilinos usando um arquivo em formato CSV, Excel ou Open Office. Use os seguintes modelos para fazer a importação:
Convidar o inquilino
Você pode dar ao seu inquilino acesso ao sistema, permitindo que ele entre na área reservada aos inquilinos, baixe os recibos dele e gerencie a própria conta.
Se você quiser dar esse acesso ao seu inquilino, siga estes passos:
- Crie a ficha do inquilino.
- Informe o endereço de e-mail do inquilino (um endereço exclusivo por inquilino) e ative o convite.
- Salve a ficha do inquilino.
- O inquilino recebe um convite por e-mail.
- O inquilino clica no link do convite, confirma a conta e cria a senha dele.
Lembre-se de que convidar o inquilino não é obrigatório, e você pode fazer isso depois. Um link “Convidar” fica disponível na seção “Inquilinos” para cada inquilino. Esse link permanece ativo enquanto o convite não for aceito e depois desaparece.
Quando o inquilino tem acesso à área de membro dele, ele pode consultar as seguintes informações:
- Recibos e avisos de vencimento
- Os dados de contato do proprietário
- Os detalhes da locação
- Os documentos compartilhados
- As tarefas relativas à locação
- As intervenções relativas à locação
- As mensagens trocadas entre ele e o proprietário
Por que dar acesso à conta do inquilino?
Por causa do regulamento europeu de proteção de dados pessoais (GDPR), em vigor desde 25 de maio de 2018, é importante informar os usuários — no caso, os inquilinos — sobre o uso dos dados deles. Em geral, eles devem consentir com o tratamento dos seus dados, ter acesso a eles ou poder se opor ao tratamento.
Se o inquilino pedir o acesso, temos a obrigação legal de dar a ele acesso à plataforma.
O proprietário também tem a obrigação legal de fornecer certos comprovantes e documentos ao inquilino, mesmo depois da saída dele.
Fiadores
Para cada inquilino você pode adicionar um ou vários fiadores pela aba “Fiadores”. As informações dos fiadores entram nos modelos de contratos pré-preenchidos e no termo de fiança solidária. Os dados dos fiadores também são salvos na seção “Contatos”.
Editar um inquilino
Se quiser alterar um inquilino existente, acesse a seção “Inquilinos”, clique na ação “Editar” à direita do inquilino em questão, faça as alterações necessárias e clique em “Salvar”.
Lembre-se de que as alterações feitas no nome do inquilino valem apenas para os pagamentos futuros. Os aluguéis já gerados na seção “Finanças” precisam ser alterados manualmente, um por um, porque mantêm o nome antigo.
Alterar o endereço de e-mail de um inquilino conectado
O endereço de e-mail de um inquilino conectado, ou seja, que já aceitou o seu convite, é o identificador de acesso dele. Por isso o campo “Email” da ficha dele fica bloqueado e marcado com um cadeado.
Se o seu inquilino não tiver mais acesso a esse endereço, você mesmo pode substituí-lo:
- Abra a ficha do inquilino: seção “Inquilinos”, ação “Editar”.
- Clique no botão “Desbloquear”, à direita do campo “Email”.
- Confirme o aviso: o e-mail do locatário é o seu identificador, qualquer alteração atualizará esse identificador e o locatário será notificado.
- Digite o novo endereço e clique em “Salvar”.
O inquilino mantém a senha e todo o histórico dele: passa simplesmente a acessar com o novo endereço. Um e-mail “Alterar detalhes de login” é enviado ao endereço antigo para informá-lo da mudança.
O inquilino também pode fazer essa alteração pela própria conta, nos dados de acesso.
Antes de alterar o endereço de e-mail
Informe o novo endereço ao seu inquilino: a notificação vai para o endereço antigo e não indica o novo.
O endereço precisa continuar único entre os seus inquilinos. Se outro inquilino seu já usar esse endereço, a ficha não pode ser salva.
Se o seu inquilino também alugar de outro proprietário na Rentila com o mesmo endereço, a alteração feita pela sua conta vale só para a sua ficha: as duas locações dele deixam de aparecer juntas na mesma área do inquilino.
Excluir um inquilino
Para excluir um inquilino, acesse a seção “Inquilinos” e clique na ação “Excluir” à direita do inquilino em questão.
Se o inquilino estiver associado a um contrato de locação, a um laudo de vistoria ou a um inventário, é necessário excluí-los antes e esvaziar o lixo. Caso contrário, o sistema não deixa você excluir o inquilino.
Lembre-se de que essa ação faz você perder todo o histórico desse inquilino. Por isso, em geral é preferível arquivar os inquilinos em vez de excluí-los.
