Custos da gestão de imóveis por conta própria versus o uso de um software de gestão imobiliária

Rentila

9 min de leitura

15 dez 25

A gestão de imóveis por conta própria consiste na administração direta das atividades relacionadas aos bens imobiliários, como controle financeiro, contratos, cobranças, manutenção e relacionamento com inquilinos, sem o auxílio de ferramentas especializadas.

Esse modelo é comum entre pequenos proprietários, pois aparenta reduzir custos, mas pode gerar sobrecarga de tarefas e maior risco de desorganização.

Como alternativa, o software de gestão imobiliária surge como uma solução tecnológica que centraliza informações, automatiza processos e facilita o acompanhamento das rotinas administrativas. Essa ferramenta contribui para uma gestão mais eficiente, organizada e segura, auxiliando o proprietário na tomada de decisões e no controle dos imóveis.

Custos diretos da gestão de imóveis por conta própria

Os custos diretos estão ligados às despesas necessárias para manter o imóvel ativo e administrado sem o apoio de um sistema especializado. Esses gastos costumam ocorrer de forma recorrente e podem aumentar conforme cresce o número de imóveis gerenciados.

• Anunciar imóveis manualmente: gastos com plataformas de anúncios, além do tempo investido para responder interessados, agendar visitas e acompanhar negociações.
• Pagamento por serviços independentes: contratação separada de serviços como verificação de antecedentes, elaboração de contratos, cobranças de aluguel, manutenção e assessoria jurídica.
• Erros legais e administrativos: falhas decorrentes da falta de conhecimento técnico podem gerar multas, ações judiciais, contratos inválidos ou prejuízos financeiros.

Custos ocultos da gestão de imóveis por conta própria

Os custos ocultos, embora menos visíveis, podem ser ainda mais prejudiciais. Eles afetam diretamente a produtividade, a rentabilidade e a qualidade de vida do gestor, sendo frequentemente subestimados.

• Tempo gasto em tarefas administrativas: controle financeiro, organização de documentos, comunicação com inquilinos e resolução de problemas diários consomem muitas horas.
• Atrasos no pagamento do aluguel: ausência de sistemas automatizados de cobrança e acompanhamento pode resultar em inadimplência recorrente.
• Estresse e esgotamento: a sobrecarga de responsabilidades e a necessidade de lidar com conflitos e imprevistos impactam negativamente o bem-estar físico e emocional do proprietário.

Custos do software de gestão imobiliária

Os custos do uso de um software de gestão imobiliária estão associados ao investimento em tecnologia que visa otimizar processos, reduzir erros e melhorar o controle das operações. Diferente da gestão realizada por conta própria, esses custos costumam ser claros, previsíveis e estruturados, facilitando o planejamento financeiro.

Além disso, o valor investido tende a ser compensado pela economia de tempo, pela redução de custos indiretos e pelo aumento da eficiência na administração dos imóveis.
Custos do software de gestão imobiliária são:

• Mensalidade ou assinatura: pagamento recorrente, geralmente mensal ou anual, para acesso à plataforma e às suas funcionalidades.
• Planos de preços típicos: os valores costumam variar conforme o modelo adotado, podendo ser cobrados por plano fixo mensal ou por unidade (quantidade de imóveis administrados).
• Implantação e configuração inicial: em alguns casos, há custos para o cadastro dos imóveis, contratos, inquilinos e personalização do sistema.
• Treinamento e capacitação: investimento de tempo ou recursos para que o usuário utilize todas as funcionalidades de forma eficiente.
• Atualizações e suporte técnico: normalmente incluídos no valor da assinatura, garantindo segurança, estabilidade e melhorias contínuas.
• Visão geral dos recursos incluídos: controle financeiro e de inadimplência, gestão de contratos, emissão de boletos, relatórios gerenciais, automação de cobranças, organização de documentos e comunicação com inquilinos.

Abaixo está uma tabela ilustrativa com os principais itens de custo ao utilizar um software de gestão imobiliária, usando o Rentila como exemplo de plataforma. A tabela tem caráter explicativo, sem valores exatos, focando no tipo de gasto e o que está incluído.

Comparativo: gestão própria × software

A comparação entre a gestão de imóveis por conta própria e o uso de um software de gestão imobiliária deve ir além do custo financeiro imediato. É fundamental considerar o custo total anual, o tempo economizado e os benefícios indiretos, como maior tranquilidade e redução de erros. Muitas vezes, o que parece mais barato no curto prazo pode se tornar mais caro ao longo do ano.

Tempo economizado (benefício indireto)

• Gestão por conta própria: exige várias horas semanais com controles manuais, cobranças, organização de documentos e resolução de problemas.
• Software de gestão: automatiza tarefas repetitivas, reduz drasticamente o tempo gasto e permite que o gestor foque em decisões estratégicas ou em outras atividades.

Tranquilidade e redução de erros

• Gestão por conta própria: maior risco de esquecimentos, erros administrativos, falhas legais e atrasos, gerando estresse constante.
• Software de gestão imobiliária: informações centralizadas, processos padronizados e alertas automáticos reduzem erros, aumentam a segurança e trazem mais tranquilidade ao gestor.

Custo Total Anual

Fazendo um comparativo com a gestão própria de imóveis e a gestão imobiliária através do software Rentila:

*Considerando o valor médio de R$ 20 por hora.

Conclusão direta

• Gestão por conta própria aparenta ser mais barata, mas gera custos elevados ao longo do ano, principalmente em tempo, erros e serviços separados.
• Rentila, mesmo no plano pago (aproximadamente R$ 490/ano), apresenta melhor custo-benefício, com economia financeira indireta, ganho de tempo e maior tranquilidade.

Quais as vantagens de ter um software de gestão imobiliária

O uso de um software de gestão imobiliária oferece diversas vantagens para proprietários e administradores de imóveis, especialmente quando comparado à gestão realizada de forma manual.

• Organização centralizada: todas as informações de imóveis, contratos, inquilinos e finanças reunidas em um único sistema.
• Automação de processos: controle de aluguéis, registros de pagamentos, despesas e cobranças de forma automática.
• Redução de erros: menor risco de falhas administrativas, esquecimentos e problemas legais.
• Economia de tempo: diminuição significativa do tempo gasto com tarefas repetitivas e manuais.
• Melhor controle financeiro: acompanhamento claro de receitas, despesas e inadimplência.
• Relatórios gerenciais: geração de relatórios que auxiliam na análise e na tomada de decisões.
• Alertas e lembretes: avisos automáticos sobre vencimentos, pagamentos e contratos.
• Mais tranquilidade: menos estresse e maior segurança na administração dos imóveis.
• Escalabilidade: facilidade para gerenciar vários imóveis sem aumento proporcional de trabalho.

Quando o software vale o investimento

O software de gestão imobiliária vale o investimento quando a administração dos imóveis começa a exigir mais tempo, organização e controle do que a gestão manual consegue oferecer. À medida que aumentam as responsabilidades, como acompanhamento de pagamentos, controle financeiro, contratos e comunicação com inquilinos, os riscos de erros e retrabalho também crescem, tornando a gestão por conta própria menos eficiente.

Esse investimento se justifica especialmente quando há mais de um imóvel sob administração ou quando ocorrem atrasos frequentes nos pagamentos de aluguel, dificultando o controle financeiro. O software passa a ser vantajoso ao proporcionar automação de tarefas, centralização das informações e maior previsibilidade de custos, reduzindo despesas indiretas e melhorando a tomada de decisões.

Além disso, o valor investido se traduz em economia de tempo, redução do estresse e maior segurança administrativa e jurídica. Dessa forma, o software se torna uma solução viável e estratégica quando o objetivo é profissionalizar a gestão, ganhar eficiência e garantir sustentabilidade financeira no médio e longo prazo.

FAQs

O que é gestão de imóveis por conta própria?

É a administração feita diretamente pelo proprietário, sem o uso de ferramentas especializadas, envolvendo controle financeiro, contratos, cobranças, manutenção e relacionamento com inquilinos de forma manual.

Quais são os principais problemas da gestão por conta própria?

Os principais problemas são a falta de organização, maior risco de erros administrativos e legais, alto consumo de tempo, atrasos nos pagamentos e aumento do estresse do gestor.

O que é um software de gestão imobiliária?

É uma plataforma digital que centraliza informações, automatiza processos administrativos e financeiros e auxilia no controle completo dos imóveis, contratos e inquilinos.

O software de gestão imobiliária é caro?

Não necessariamente. Existem opções gratuitas para poucos imóveis e planos pagos com valores acessíveis, geralmente inferiores aos custos indiretos gerados pela gestão manual.

Quando vale a pena investir em um software de gestão imobiliária?

Vale a pena quando o número de imóveis aumenta, o tempo gasto com tarefas administrativas é elevado ou quando há dificuldades no controle financeiro e na organização dos dados.

O software é indicado apenas para grandes imobiliárias?

Não. Pequenos proprietários e investidores também se beneficiam, especialmente quando desejam profissionalizar a gestão e evitar custos ocultos.

Custos: gestão própria vs. software imobiliário : Pontos para reter

• A gestão de imóveis por conta própria pode gerar custos ocultos elevados, como perda de tempo, erros administrativos e estresse.
• Custos diretos da gestão manual nem sempre são previsíveis e tendem a aumentar com o número de imóveis.
• O software de gestão imobiliária centraliza informações e automatiza processos, aumentando a eficiência.
• O custo do software é fixo e previsível, facilitando o planejamento financeiro.
• A automação contribui para a redução de atrasos no pagamento do aluguel e da inadimplência.
• O uso de tecnologia diminui a ocorrência de erros administrativos e riscos legais.
• O tempo economizado é um benefício indireto relevante e gera retorno financeiro.
• O software proporciona mais tranquilidade e menos sobrecarga ao gestor.
• A gestão imobiliária se torna mais profissional e organizada com o uso do sistema.
• O investimento em software tende a apresentar melhor custo-benefício no médio e longo prazo.