Regularização das despesas do inquilino
A regularização das despesas deve ser feita pelo menos uma vez por ano, comparando:
- o total das provisões pagas pelos inquilinos,
- com as despesas efetivamente suportadas pelo proprietário durante o ano.
Se as provisões forem superiores às despesas reais, o proprietário deve devolver a diferença ao inquilino; caso contrário, cobra um complemento.
O valor das despesas repassadas pelo proprietário deve ser comprovado.
As despesas repassáveis consideradas no cálculo
Para começar, é essencial lançar as despesas repassáveis na seção “Finanças”. Para isso, adicione uma ou várias despesas do tipo “Despesa repassável”.
Ao criar uma despesa repassável, você pode informar os seguintes elementos:
- Valor repassável ao inquilino,
- Período,
- Regra de rateio (se você configurou regras específicas nos seus edifícios)
As regras de rateio (frações gerais ou regras específicas) configuradas para cada edifício são usadas no cálculo da regularização das despesas. As despesas comuns, associadas a um edifício, são divididas e consideradas no cálculo segundo essas regras.
Entram no cálculo:
- As despesas de condomínio: provisões para despesas,
- As despesas de condomínio: prestação de contas — parcela repassável ao inquilino,
- As despesas repassáveis: manutenção do edifício e dos equipamentos,
- As despesas repassáveis: consumos comuns,
- As despesas repassáveis: consumos individuais,
- As despesas repassáveis: outras,
- Qualquer outra despesa marcada como repassável.
As receitas consideradas no cálculo
Entram na regularização:
- As despesas informadas nas receitas do tipo Aluguel,
- Reembolso de despesas: Inquilino.
Como calcular a regularização das despesas?
Para fazer uma regularização precisa, é fundamental informar corretamente, em cada despesa do tipo “despesa repassável”, o valor repassável, o período e o imóvel ou aluguel associados.
Se o imóvel estiver em condomínio, ao receber a prestação de contas anual com o valor das despesas repassáveis, crie uma nova despesa do tipo prestação de contas do condomínio e informe o valor repassável. Se você já registrou as despesas previstas ao longo do ano, marque a opção ‘Valor a título indicativo’ para evitar duplicidades com elas na seção “Finanças”.
Para realizar uma regularização das despesas:
- Acesse a seção “Ferramentas” e selecione “Regularização das despesas” (no menu principal à esquerda), ou use as ações disponíveis à direita na seção “Aluguéis”.
- Informe o período e clique em “Continuar”.
- Confira, na etapa seguinte, o valor e os detalhes da regularização e clique no botão “Confirmar”.
- A regularização, com o valor e um documento detalhando as operações, será gravada no banco de dados e aparecerá na seção “Finanças”.
O sistema considera as provisões para despesas pagas pelo inquilino (valor informado no aluguel) no período selecionado, bem como as despesas repassáveis cujos valores foram lançados na seção “Finanças”. Em seguida calcula a diferença e cria uma receita ou uma despesa conforme o resultado obtido.
Exemplo
Suponha que o inquilino tenha pago 50 por mês de despesas em 2013. Nesse ano ele pagou, portanto, (12 meses) x 50 de provisões para despesas, ou seja, um total de 600.
No entanto, se para o ano de 2013 você tiver criado despesas do tipo “Despesas repassáveis” na seção “Finanças” num total de 700 (incluindo despesas repassáveis diversas).
O sistema calcula então a diferença entre as provisões pagas e as despesas reais de 2013, o que gera uma receita de 100 (a pagar pelo inquilino).
Se precisar alterar o valor em caso de erro ou por qualquer outro motivo, basta clicar no ícone “Editar” na seção “FINANÇAS” e corrigir o valor.
Em caso de erro, você também pode excluir a linha gerada na seção “Finanças” e refazer o cálculo.
